解決した課題

  • オフィス内の共有フォルダ（ファイルサーバー）が老朽化しており、故障・保守不能・データ消失のリスクが高まっていた。
  • クラウド化したいが、そもそも大方針が決まらず、どうやってやるかも分からなかった。

対応内容

  • 方針：Microsoft 365（M365）を導入し、SharePoint（SharePoint Online）を共有ファイル基盤として採用した。
  • 操作感の維持：
    • SharePointのドキュメントライブラリをWindows側でマウント／同期（エクスプローラー上で扱える形）し、従来の「社内共有フォルダ」とほぼ同じ操作感で利用できるようにした。
    • これにより、ユーザー教育コストを抑えつつ、既存フォルダ構成を段階的にクラウドへ移行できる設計にした。
  • 移行の進め方：
    • 移行対象を棚卸しし、不要データの削除・アーカイブを行ったうえで、部署／用途単位で順次移行する段階方式を採用した。
    • 権限は「個人付与」から「グループ付与」へ寄せ、異動・退職時の運用負荷を下げる形に整理した。
  • 副次的な改善（メール基盤）：
    • 社員メールも、格安レンタルサーバーのメール環境から、M365のOutlook（Exchange Online）へ移行した。
    • 認証・運用・障害耐性の観点で、より堅牢な基盤へ統合できるようにした。
  • 運用整備：
    • バックアップ／復元、外部共有、端末紛失・退職時対応の手順を文書化し、属人化を抑制した。
    • 移行後の問い合わせを減らすため、最低限の利用ルール（保存先・共有方法・復元）を社内周知した。

結果

  • 老朽化したオンプレ共有フォルダのリスクを低減し、クラウド（SharePoint Online）へ計画的に移行できた。
  • Windowsからのマウント／同期により、従来と近い操作感を維持したまま移行・定着を進められた。
  • メール基盤もM365へ統合でき、ファイルとメールの両方で運用の堅牢性と管理性が向上した。
  • M365 CopilotをはじめとしたMicrosoft系AIプラットフォームが使えるようになり、今後のAI活用の土台ができた。