解決した課題

  • 機械的に毎日送られてくる定型メール（監視通知、日次レポート、各種サービス通知など）が多く、読む・判断する作業が積み上がっていた。
  • 内容は似ているのに「対応が必要かどうか」の判定が都度人手となり、見落としや優先度誤りのリスクがあった。

対応内容

  • 方針：Gmail＋Google Apps Script（GAS）＋OpenAI APIを組み合わせ、直近24時間の対象メールを自動で要約し、対応必要度（トリアージ）を付けて通知する仕組みを構築した。
  • 対象メールの抽出（Gmail）：
    • ラベル、送信元、件名パターン等で対象を限定し、ノイズを抑えた。
    • 直近24時間のメールのみを対象にし、日次で情報が循環する運用にした。
  • 要約・トリアージ（OpenAI API）：
    • メール本文（必要に応じて件名・差出人・日時）を入力として、要点を短く整理した要約を生成した。
    • 併せて「対応必要度」を数段階で判定させ、理由（何がトリガーで要対応と判断したか）も短く添えた。
    • モデル出力は過信せず、重要メールは原文リンク／スレッドIDを必ず付け、最終判断は人が行える設計にした。
  • 通知と運用（GAS）：
    • 日次で自動実行し、要約＋必要度の一覧をメールやチャットにまとめて送付する形にした。
    • 高優先度だけ即時通知、低優先度は日次まとめなど、通知粒度を分けられる構成にした。
    • APIエラー時・本文取得不可時のフォールバック（要約なしで件名一覧のみ通知など）を用意した。
  • セキュリティ配慮：
    • 送信する本文は必要最小限にし、機密情報の扱い方針（対象ラベルの限定、マスキングなど）を運用ルールに含めた。
    • APIキー等の秘匿情報はGAS側で安全に管理し、権限も最小化した。

結果

  • 直近24時間の定型メールを「要点＋対応必要度」で一括把握できるようになり、読み流しの時間を削減できた。
  • 優先度の高いものが目立つ形になり、見落としリスクを低減しつつ、対応着手を早められた。
  • 日次運用として回せるため、担当者の集中力を「判断」ではなく「対応」へ振り向けやすくなった。