解決した課題

  • Googleスプレッドシートで管理している従業員ごとの交通費について、毎月、対象月の金額を確認し、社内共有用の文面にまとめる作業が煩雑になっていた。
  • 複数のシートを個別に開いて該当箇所を確認し、金額を転記したうえで共有文面を整形する必要があり、定型業務でありながら手間がかかっていた。
  • また、こうした手作業は転記漏れや確認ミスの温床になりやすく、月次事務処理の効率化と標準化が課題となっていた。

対応内容

  • Node.jsとPlaywrightを用いて、Googleスプレッドシート上の交通費確認業務を自動化した。
  • 対象月を指定すると、各従業員のスプレッドシートから該当月の情報を参照し、必要な金額を抽出する仕組みを構築した。
  • 抽出した結果は、社内チャット等でそのまま利用できる共有文面の形式に自動整形し、確認から共有までの一連の流れを省力化した。
  • また、自動取得が難しい場合には手入力へ切り替えられる設計とすることで、例外ケースがあっても業務が止まりにくい運用性を確保した。
  • 定型業務を単純に自動化するだけでなく、実務上の例外や確認フローも踏まえた形で、現場に適用しやすい仕組みに整備した。

結果

  • 月次で繰り返し発生していた定型作業を省力化し、担当者の負担を軽減した。
  • 複数シートの確認、金額抽出、共有文面作成までの流れを標準化することで、業務品質の安定化とヒューマンエラーの抑制にも寄与した。
  • 自動取得と手入力切替を両立したことで、現場の運用を止めにくい形でバックオフィス業務の効率化を実現した。